امروزه حضور و غیاب کارمندان یکی از مهمترین عوامل در مدیریت منابع انسانی است. و داشتن بهترین سیستم حضور و غیاب برای کارمندان از اهمیت بالایی برخوردار است. استفاده از سیستم های دیجیتالی و اپلیکیشن های موبایلی با تکنولوژی هایی مانند تشخیص چهره و ثبت اثرانگشت راهکاری مناسب و موثر به نظر می آید.
در حوزه مدیریت و کنترل دسترسی پرسنل، دستگاه‌های حضور و غیاب به عنوان یکی از ابزارهای بسیار مهم شناخته می‌شوند. با استفاده از این دستگاه‌ها، تعیین و کنترل حضور و غیاب پرسنل در شرکت‌ها به طور دقیق و کاملاً اتوماتیک انجام می‌شود. در این مطلب به بررسی بهترین دستگاه حضور و غیاب برای کارمندان می‌پردازیم. در ابتدا، انواع دستگاه‌های حضور و غیاب را بررسی کرده و سپس عوامل مهم در انتخاب دستگاه‌های حضور و غیاب را مورد بررسی قرار می‌دهیم. در ادامه، بهترین دستگاه حضور و غیاب برای پرسنل را شناسایی کرده و نکات مهم در استفاده از دستگاه حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم.
انواع دستگاه حضور و غیاب:
دستگاه‌های حضور و غیاب به دو نوع سخت افزاری و نرم‌افزاری
تقسیم می‌شوند. دستگاه‌های سخت افزاری با استفاده از اثر انگشت، کارت، پین کد، رمز
عبور و چهره حضور و غیاب پرسنل را ثبت می‌کنند. نرم‌افزارهای حضور و غیاب نیز بر روی
کامپیوتر یا گوشی هوشمند و یا تبلت نصب شده و پرسنل با استفاده از آنها حضور و غیاب
خود را ثبت می‌کنند.
دقت و سرعت در ثبت حضور و غیاب پرسنل.
قابلیت پشتیبانی از تعداد بالای پرسنل.
محدودیت‌های فیزیکی و مکانیکی در محیط کاری.
تعداد پرسنلی که باید با دستگاه کار کنند.
قابلیت اتصال به شبکه و نرم‌افزارهای مدیریتی.
قابلیت پشتیبانی از اثر انگشت، چهره و کارت حضور و غیاب.
کنترل حضور و غیاب کارکنان تنها نیمی از معادله در مورد
مدیریت کارکنان است. پرداخت حقوق درست و به موقع آن ها نیمی دیگر است. به همین دلیل
است که سیستم‌های حضور و غیاب خوب، خدمات محبوب حقوق و دستمزد آنلاین لینک می
شوند.
اگر سیستم فعلی شما نادرست یا قدیمی است، ممکن است هر
سال ده ها میلیون برای کسب و کار خود هزینه کنید. همچنین ممکن است رضایت کارگران را
در معرض خطر قرار دهید.
اگر آماده به روز رسانی سیستم حضور و غیاب خود هستید،
به جای درستی آمده اید.
مهم نیست که چه نوع کسب و کاری دارید یا در چه صنعتی
هستید، این راهنما به شما کمک می کند تا بهترین سیستم حضور و غیاب را برای نیازهای
خود پیدا کنید.
من یک بررسی عمیق از هر گزینه در زیر ارائه می کنم. من در مورد ویژگی های برتر، مزایا، هزینه ها و سایر ملاحظات صحبت می کنم تا اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری را در اختیار شما قرار دهم.
اپلیکیشن حضور و غیاب زون
با نرم‌افزار حضور و غیاب زون زمان خود را مدیریت می‌کنید، این اپلیکیشن برای
ساده‌سازی حجم کاری شما و خودکارسازی اقدامات روتین ساخته شده است. راه‌اندازی شیفت
های کاری خودکار (بعنوان مثال، اگر یک کارمند بیش از هشت ساعت کار می‌کند، اضافه کاری
برای او محاسبه می شود) و اعمال قوانین مربوط به اداره کار و سازمان خودتان از مزایای این اپلیکیشن می باشد.
اما چیزی که واقعاً شما را جلب می کند این است که چقدر
سیستم حضور و غیاب زون اجرای لیست حقوق و دستمزد شما را آسان تر می کند.
زون یک سیستم حضور و غیاب با موبایل است که دارای اپلیکیشن حضور و غیاب اندروید و اپلیکیشن حضور و غیاب ios می باشد، و با تمامیه دستگاه ها قابل استفاده است.
یک شرکت خدماتی نسبت به سایرین نیازهای بیشتری از نرم افزار حضور و غیاب دارد.ما در مورد مشاغلی مانند یک عملیات ساختمانی، یک شرکت فناوری اطلاعات، یک شرکت بیمه یا هر چیز دیگری صحبت می کنیم که در آن به طور مداوم کارکنان در طول روز در حال اعزام به مکان های مختلف هستند. اگر کار شما هم همین گونه است، ویژگی های مورد نیاز خود را در زون پیدا خواهید کرد.
شاید سیستم های دیگر حضور و غیاب با موقعیت جغرافیایی را امکان‌پذیر می‌کنند، تعداد کمی از آنها به شما امکان می‌دهند تا مکان‌هایی
که شما در طول روز کاری بوده اید را مشاهده کنید.
سیستم حضور و غیاب با موبایل زون با استفاده
از GPS به کارگران شما این امکان را می دهد که ورود و خروج در محل
کار با دستگاه تلفن همراه ثبت و چک کنند.
ردیابی با جی پی اس در زمان کاری است (بدون تجاوز به
حریم خصوصی کارگران). در اپلیکیشن زون، می توانید در یک نگاه ببینید که چه کسی باید در
کجا باشد و چه کسی نیست. همچنین می توانید ببینید که آیا کارگران به برنامه خود پایبند
هستند.
همچنین ویژگی‌های کلیدی برای سازمان‌هایی وجود دارد
که به طور منظم کارمندان خود را به ماموریت می‌فرستند، کارهایی مانند کنترل اضافه
کاری، درخواست‌های کارکنان در پلتفرم و برنامه، زمان‌بندی، و کمک هزینه پروژه و صورت‌حساب
امری مهم برایشان به شمار می آید.
کارمندان شما با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب زون، از هر کجا وارد می شوند.می توانید با استفاده از فناوری ژئوفنسینگ و با ترسیم شعاع مجازی در اطراف کسب و کار یا سایت شغلی شما، این امکان را بدهد تا مطمئن شوید که کارکنان شما در جایی هستند که برای انجام کار باید باشند. در مقاله مزیت دورکاری برای شرکت ها و کارفرمایان به طور کامل توضیح داده ایم برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید آن را مطالعه فرمایید.
زون یک نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر است. که
یک راه ساده برای کارمندان ارائه می‌کند تا بتوانند ساعت ورود، ساعت کاری و درخواست
مرخصی داشته باشند.
استفاده از آن برای هر کسی فوق العاده ساده است. مدیران، کارمندان می توانند از زون بهره مند می شوند.
زون انعطاف پذیر است و طرح ها و خدماتی را برای شرکتی
با هر اندازه ای ارائه می دهد. این به این معنی است که با افزایش مقیاس و اضافه کردن
کارمندان جدید، می تواند با کسب و کار شما رشد کند.
زون با ابزارهای حقوق و دستمزد و منابع انسانی ادغام
می شود تا کارکردهای خود را فراتر از حضور و غیاب اولیه پرسنل گسترش دهد.
به عنوان یک سیستم مبتنی بر ابر، در هر دستگاهی قابل
دسترسی است. از تلفن های هوشمند گرفته تا رایانه در دفتر، زون 7 روز هفته و بصورت 24 ساعته در دسترس است.
کنترل ساعت حضور کارمندان
درخواست های مرخصی و ماموریت
تاییدیه های ساده مدیر
مبتنی بر موقعیت جغرافیایی
تشخیص چهره مبتنی بر هوش مصنوعی
دارای وب اپلیکیشن پیش رونده یا PWA
امکان اسکان کارکنان از راه دور، چندین محل کار و مکان
استفاده از یک نرم افزار مبتنی بر ابر مانند زون به
این معنی است که نصب تجهیزات پیچیده یا مشکل عیب یابی نخواهید داشت. این نرم افزار
در فضای ابری کار می کند، بنابراین می تواند در عرض چند دقیقه راه اندازی و اجرا شود.
کسب و کارهای موجود که از زون استفاده می کنند، چیزی
جز چیزهای خوب در مورد نرم افزار برای گفتن ندارند. برای سازمان های کوچکتر با یک مکان،
چندین مکان و کارمندان از راه دور، زون یک انتخاب عالی بعنوان بهترین سیستم حضور و
غیاب است.
به عنوان یک مدیر، علاقه مند به داشبورد وب این شرکت هستم.
بهترین راه برای مدیران است که همه چیز را در یک نگاه ببینند. می‌توانید ببینید چه
کسی کار می‌کند، می‌توانید دستورالعمل‌های برنامه کارمند خود را بدهید، گزارش‌ها را
اجرا و صادر کنید، دسترسی سرپرست را تغییر دهید و همه کارگران را از یک مکان واحد مدیریت
کنید.داشبورد مدیریتی از ضروری ترین ابزار شماست.
بهترین برای کسب و کارهای در حال رشد
زون یکی از راه حل های همه کاره برای مدیریت حضور و
غیاب است. و راه اندازی آن سریع و آسان است. شما همچنین به طیف گسترده ای از گزینه
های آموزشی دسترسی خواهید داشت.
اپلیکیشن حضور و غیاب زون ویژگی ها و قابلیت هایی دارد که می تواند هر اندازه کسب و کار را در خود جای دهند. به همین دلیل است که یک راه حل برتر برای شما با کسب و کار در حال رشد است.
همانطور که شرکت شما بزرگ می شود و شما همچنان به اضافه
کردن کارمندان جدید به تیم یا مکان های مختلف خود ادامه می دهید، زون این ظرفیت را
دارد که با شما رشد کند.
اکنون بهترین بخش است: زمان انتخاب یک سیستم حضور و
غیاب خوب
مطمئن نیستید چگونه انتخاب کنید؟ نگران نباش فقط روش
ما را دنبال کنید تا راه حل مناسب را پیدا کنید.
اینها همان معیارهایی هستند که ما هنگام تست و انتخاب
سیستم های موجود استفاده می کنیم. اینها ویژگی هایی هستند که باید هنگام انتخاب راه
حل در نظر بگیرید.
سخت افزار
اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعیین کنید
آیا می خواهید سخت افزار فیزیکی با سیستم حضور و غیاب شما مرتبط باشد یا خیر.
برای کسانی که در حال حاضر از کارت پانچ ها استفاده
می کنید، یک ساعت مدرن حضور و غیاب جایگزین مناسبی است. برای مشاغلی که اکثر کارمندان
در همان مکان مشغول بکار هستند توصیه می کنم. ثبت تردد در هنگام ورود و خروج بوسیله
ی دستگاه های اثرانگشت و یا چهره.
برای کسانی که تیم‌های کوچک‌تری دارید یا تعداد زیادی
کارمند از راه دور یا سیار دارید، سخت‌افزار ضروری نخواهد بود. می توانید یک سیستم
حضور و غیاب را با یک برنامه تلفن همراه برای مدیریت همه چیز در حال حرکت پیدا کنید.
همچنین راه حل های مبتنی بر وب وجود دارند که به سخت افزار نیز نیاز ندارند.
روش ثبت تردد
روش ثبت تردد به این بستگی دارد که آیا از سخت افزار
استفاده می کنید یا نه.
به عنوان مثال، ثبت تردد با اپلیکیشن موبایل را می توان
با استفاده از فناوری ژئوفنسینگ مدیریت کرد. کارکنان شما تنها در صورتی قادر به ورود
به محل تعیین شده برای یک سایت کار خواهند بود.
وقتی صحبت از ورود و خروج حضوری می شود، ساعت هایی وجود
دارند که با رمز، کارت های آر اف آی دی، اثر انگشت، اثر کف دست، تشخیص چهره و غیره
کار می کنند.
یک کافی شاپ کوچک احتمالاً به تشخیص چهره یا سایر بیومتریک
ها به عنوان روش ثبت تردد نیاز نخواهد داشت، اما یک تجارت پیچیده با نیازهای امنیتی
پیشرفته از این ویژگی بهره می برد.
لینک شدن با سیستم ها
سیستم حضور و غیاب شما باید کارهای بیشتر از کنترل
تردد انجام دهد. باید با ابزارهای دیگری که استفاده می‌کنید لینک شود تا کارهای اداری
دستی را به حداقل برسانید.
به دنبال راه حلی باشید که با نرم افزار برنامه ریزی
کارمندان یا سیستم حقوق و دستمزد شما یکپارچه شود.
به عنوان مثال، زمانی که سیستم حضور و غیاب با سیستم
حقوق و دستمزد شما یکپارچه می شود، به شما در تولید گزارش کمک می کند. ممکن است الگوهایی
پیدا کنید که نشان می دهد کارکنان شما از داشتن ساعات کاری انعطاف پذیر استفاده می
کنند و از آنها قدردانی می کنند که می تواند برای شما مفید باشد.
اگر کارمندان شما محدودیتی برای اضافه کاری در هفته
های خاص دارند، ممکن است بتوانید سیستم حضور و غیاب را با سیستم حقوق و دستمزد یکپارچه
کنید. پس از ادغام، این دو سیستم می توانند با هم کار کنند تا به کارکنان هشدار دهند
که به سقف اضافه کاری نزدیک می شوند. حتی ممکن است بتوانید این هشدارها را به عنوان
اعلان به تلفن های کارمندان ارسال کنید.
اندازه کسب و کار
یک تیم استارتاپی متشکل از چهار نفر و شرکت‌های متوسط
با
200 کارمند، نیازهای ردیابی حضور و غیاب یکسانی ندارند. مهم است که راه حلی پیدا کنید
که برای اندازه سازمان شما مناسب باشد.
اگر اکنون یک کسب و کار کوچک دارید اما قصد رشد دارید،
مطمئن شوید که سیستمی را انتخاب کرده اید که بتواند با شما مقیاس پذیر باشد. این نیاز
به تغییر سیستم را با استخدام کارمندان اضافی، باز کردن مکان‌های جدید حذف می‌کند.
نتیجه
سیستم های حضور و غیاب مختلفی برای کارمندان وجود دارند، اما بهترین سیستم حضور و غیاب به شدت وابسته به نیازها و الزامات سازمان شماست. در هر صورت بهترین برنامه حضور و غیاب باید اطمینان حاصل کند که کارمندان به درستی و به موقع حاضر شده اند و همچنین از دقت و قابلیت اطمینان بالایی برخوردار باشد.
لطفا وارد حساب کاربری خود شوید